Zunächst stellt sich die Gretchenfrage: 1%-Regelung oder Fahrtenbuch. Doch was ist das genau? Rein statistisch nutzen die meisten Dienstwagenfahrer die 1%-Regelung. Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, hat einen Vorteil. Diesen "geldwerten Vorteil" muss man versteuern. Und zwar für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises des Autos. Dazu kommt noch die Kilometerpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Ein Beispiel: Paul fährt einen Dienstwagen mit einem Neuwagen-Wert von 40.000 Euro und fährt mit dem Auto ins Büro. Die Entfernung zum Arbeitsplatz ist 30 km. Der geldwerte Vorteil, der sich aus der privaten Nutzung ergibt, beträgt hier 400 Euro pro Monat. Hinzu kommen noch 360 Euro Kilometerpauschale (0,03 Prozent von 40.000 Euro x 30 km). Das bedeutet, dass sich das Steuerbrutto um 760 Euro erhöht.

Gut zu wissen: Ausschlaggebend ist der Listenpreis am Tag der Erstzulassung. Der Listenpreis setzt sich zusammen aus unverbindlicher Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und der Umsatzsteuer. Wer einen Gebrauchtwagen als Dienstwagen fährt, zahlt trotzdem den Listenpreis der Erstzulassung.

Rein berufliche Nutzung ist steuerfrei
Verbietet Ihnen Ihr Chef den Dienstwagen privat zu nutzen, dann werden gar keine Steuern fällig. Das Finanzamt darf auch keine private Nutzung unterstellen.

Und wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

In Zeiten von Pandemie und Home-Office kann ein Fahrtenbuch vorteilhaft sein. Generell lohnt es sich eher, je weniger der Wagen privat genutzt wird. Oder wenn der Dienstwagen schon älter ist und damit deutlich weniger wert als der Listenpreis.. Wer ein Fahrtenbuch führt, muss darin alle Fahrten aufführen, und nachweisen, welche davon privat veranlasst waren. Der geldwerte Vorteil wird dann anhand der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer und der gesamten Aufwendungen für den PKW errechnet. Wichtig: Die Methode lässt sich nur jeweils jährlich zum Beginn des Kalenderjahres ändern.

Was müssen Sie im Fahrtenbuch für einen Dienstwagen aufzeichnen?

• Jede betriebliche und private Fahrt ist zeitnah im Fahrtenbuch zu erfassen.
• Bei Geschäftsreisen sind Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel und -zweck mit Namen des Kunden aufzuzeichnen. Privat müssen Sie hierzu keine Angaben machen.
• Das Fahrtenbuch sollte ein gebundenes Buch sein und darf keine Leerzeilen enthalten. Einzelne, aneinander geheftete Blätter oder Excel-Tabellen sind unzulässig. Es gibt aber auch elektronische Fahrtenbücher und Apps. Auf gar keinen Fall darf nachträglich etwas eingetragen werden können.
• Wird das Fahrtenbuch nicht ordentlich geführt und vom Finanzamt nicht anerkannt, wird die 1%-Regelung angewandt.

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Aktualisiert am 22.12.2023

Redaktion: Linda Tisztl