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Ausbildung & Beruf

Reisekosten steuerlich geltend machen

Auch wenn Home-Office und Videokonferenzen so manche Dienstreise mittlerweile überflüssig machen: es gibt Anlässe, bei denen Sie lieber persönlich vor Ort sind. Ob Seminarbesuch, Verhandlungen bei einem wichtigen Geschäftspartner oder Teilnahme an einer Messe – es fallen Kosten für Fahrten, Verpflegung und eventuell Unterkunft an.

Beteiligen Sie das Finanzamt an den Kosten einer so genannten Auswärtstätigkeit. Folgendes ist möglich

Fahrtkosten

Fahrtkosten, die bei Dienstreisen entstehen, können Sie als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Und zwar die tatsächlich angefallenen Kosten. Das gilt für das Bahnticket genauso wie für die Nutzung des eigenen Autos. Beim Auto wird dafür ein Kilometersatz angewendet, der sich auf Grundlage der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten ergibt. Einfacher ist jedoch die Nutzung des pauschalen Kilometersatzes der Finanzverwaltung in Höhe von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. Denn dafür müssen Sie nichts extra nachweisen.

Beispiel: Sie sind von Ihrem Büro mit dem eigenen PKW jeweils 50 Kilometer zu einem Kunden gefahren und wieder zurück. Mithilfe des pauschalen Kilometersatzes ergeben sich Fahrtkosten von 50 x 2 x 0,30 Euro = 30 Euro.

Verpflegung

Je nachdem, wie lange Sie beruflich unterwegs sind, steht Ihnen eine Verpflegungspauschale in unterschiedlicher Höhe zu:

  • Die Dienstreise dauert bis zu 8 Stunden: in dem Fall bekommen Sie leider nichts.
  • Sie sind ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer Arbeitsstätte entfernt: die Verpflegungspauschale beträgt 14 Euro.
  • An- oder Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen: die Verpflegungspauschale beträgt 14 Euro.
  • Sie sind den kompletten Tag (24 Stunden) dienstlich unterwegs: die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro

Die Verpflegungspauschalen werden außerdem gekürzt, wenn Ihnen Essen vom Arbeitgeber oder einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. Zum Beispiel, wenn es bei einer Tagung im Hotel Mittagessen gibt. Ob Sie das Essen tatsächlich in Anspruch nehmen oder lieber das mitgebrachte Pausenbrot essen, ist dabei nicht relevant.

Die Verpflegungspauschalen werden gekürzt um:

  • 20 Prozent für ein Frühstück
  • jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen

Sie sind längerfristig beruflich an derselben Tätigkeitsstätte, die aber nicht Ihr gewöhnlicher Arbeitsort (so genannte erste Tätigkeitsstätte, eingesetzt? Zum Beispiel hat Sie Ihr Arbeitgeber zeitlich befristet in eine andere Niederlassung versetzt?

Auch dann können Sie Verpflegungspauschalen steuerlich geltend machen – allerdings maximal für drei Monate. Eine Unterbrechung muss dann mindestens vier Wochen dauern, damit die Frist erneut beginnt.

Unterkunft

Wenn Ihre Dienstreise oder Tätigkeit an einem anderen Ort es erfordert, dass Sie auswärtig übernachten, sind auch die Aufwendungen hierfür als Werbungskosten abziehbar.

Dazu zählen:

  • Kosten für ein Hotelzimmer
  • Mietaufwendungen für die Nutzung eines ggf. möblierten Zimmers
  • Miete für eine Wohnung
  • Nebenleistungen wie Tourismusförderabgabe oder Kurtaxe

Dies gilt längstens für 48 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an einem auswärtigen Ort. Danach können die Kosten für die Unterkunft nur noch im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der 48 Monate, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert.

Reisenebenkosten

Ebenfalls als Werbungskosten sind folgende Dinge im Zusammenhang mit Dienstreisen in der Steuererklärung absetzbar:

  • Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Maut- und Parkgebühren
  • Telefongebühren für die Kommunikation mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern

Foto: © Halfpoint – stock.adobe.com

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